Visión general
Descripción
Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañÃa.
FUNCIONES
Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal deberÃa poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretarÃa o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustarÃa conocerte.
En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado deberÃa garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.
Responsabilidades
Responder y pasar llamadas telefónicas
Organizar y programar citas
Planificar reuniones y escribir actas detalladas
Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios
Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica
Desarrollar y mantener un sistema de archivo
Actualizar y mantener los procedimientos y polÃticas de oficina
Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores
Mantener listas de contactos
Realizar reservas y demás preparativos para viajes
Preparar y conciliar los informes de gastos
Proporcionar apoyo general a los visitantes
Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos
Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior
Requisitos
Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina
Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax
Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)
Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas
Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo
TÃtulo de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretarÃa
Quiénes somos Grupo Suramericana
Somos un gestor de inversiones de origen colombiano que desarrolla con visión de largo plazo un portafolio sólido de inversiones enfocado en los servicios financieros y potencial de crecimiento en América Latina, mediante CompañÃas lÃderes en seguros, ahorro, administración de activos y banca, que se complementa con inversiones industriales.