Visión general

Descripción

Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.

 

 

 

FUNCIONES

 

Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.

 

 

 

En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.

 

 

 

Responsabilidades

 

Responder y pasar llamadas telefónicas

 

Organizar y programar citas

 

Planificar reuniones y escribir actas detalladas

 

Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios

 

Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica

 

Desarrollar y mantener un sistema de archivo

 

Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina

 

Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores

 

Mantener listas de contactos

 

Realizar reservas y demás preparativos para viajes

 

Preparar y conciliar los informes de gastos

 

Proporcionar apoyo general a los visitantes

 

Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos

 

Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior

 

 

 

Requisitos

 

Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina

 

Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas

 

Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax

 

Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)

 

Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas

 

Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas

 

Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales

 

Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo

Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría

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